Datenschutzhinweis für Auftraggeber
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Informationen über die Verarbeitung von geschäftlichen Daten gemäß Art. 13 und 14 DSGVO
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1. Geltungsbereich
Dieser Datenschutzhinweis gilt für Ansprechpartner, Geschäftsführer, Vorstände und Mitarbeiter unserer Auftraggeber, Mandanten, Kooperationspartner und Lieferanten, mit denen wir in einer geschäftlichen Beziehung stehen oder eine solche anbahnen.
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1. Verantwortliche Stelle
Damir Pehlic
DP | AI Strategy | Governance | Consulting
Allmandstraße 41
D-70569 Stuttgart
Telefon: +49 176 516 76 088
E-Mail: info@dp-ai-solution.de
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2. Für wen gilt dieser Hinweis
Dieser Datenschutzhinweis richtet sich an Unternehmen und Organisationen (Auftraggeber), die unsere Dienstleistungen im Bereich Personalberatung, Personalvermittlung oder Interim Management in Anspruch nehmen oder anfragen.
Da die DSGVO ausschließlich natürliche Personen schützt, betrifft dieser Hinweis die personenbezogenen Daten der Ansprechpartner und Kontaktpersonen bei Ihrem Unternehmen — nicht die Unternehmensdaten als solche.
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3. Welche Daten werden von uns verarbeitet
Im Rahmen unserer Zusammenarbeit verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten Ihrer Ansprechpartner:
Name, Berufsbezeichnung und Funktion im Unternehmen, geschäftliche Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Adresse), Kommunikationsinhalte im Rahmen der Mandatsanbahnung und -durchführung, Anforderungsprofile für zu besetzende Positionen oder Projekte sowie Vertragsdaten und Rechnungsangaben.
Des weiteren Speichern wir Unternehmens relevante Daten: Firmenname, Rechtsform, Anschrift, Umsatzsteuer-ID, kaufmännische Bankverbindungen.
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4. Herkunft der Daten
Wir erheben Ihre Daten ausschließlich direkt von Ihnen — bei Kontaktaufnahme per E-Mail, Telefon, über das Kontaktformular oder im Rahmen von Beratungs- und Vermittlungsgesprächen (Art. 13 DSGVO).
Sofern uns Kontaktdaten Ihrer Ansprechpartner durch Dritte (z. B. Empfehlungen, Netzwerke) mitgeteilt werden, informieren wir die betroffene Person spätestens bei der ersten direkten Kontaktaufnahme über die Verarbeitung ihrer Daten (Art. 14 DSGVO).
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5. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Zweck: Mandatsanbahnung und Kommunikation vor Vertragsabschluss
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Anbahnung von Geschäftsbeziehungen mit Firmenkunden)
Zweck: Durchführung des Vermittlungs- oder Beratungsmandats
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Erfüllung des mit dem Unternehmen des Ansprechpartners geschlossenen Vertrages)
Zweck: Laufende Kommunikation während des Mandats
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Mandatsdurchführung)
Zweck: Rechnungsstellung und Buchhaltung
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflicht)
Zweck: Aufbewahrung nach Mandatsabschluss zur Abwehr etwaiger Ansprüche
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, § 195 BGB)
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6. Weitergabe an Dritte
Im Rahmen der Vermittlung teilen wir mit Ihnen Informationen über geeignete Kandidaten oder Interim Manager — ausschließlich mit deren vorheriger ausdrücklicher Einwilligung und nur in dem Umfang, der für die Besetzung erforderlich ist.
Eine darüber hinausgehende Weitergabe Ihrer Daten an Dritte findet nicht statt. Ausnahme: gesetzliche Verpflichtungen, etwa gegenüber Steuerbehörden (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
Hinweis für Auftraggeber: Mit Erhalt von Kandidatenprofilen werden Sie selbst zum Verantwortlichen im Sinne der DSGVO für die Ihnen übermittelten Kandidatendaten. Wir empfehlen, die erhaltenen Profile ausschließlich für den vereinbarten Zweck zu verwenden und nach Abschluss des Besetzungsprozesses zu löschen.
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7. Speicherdauer
Die Speicherdauer Ihrer personenbezogenen Daten richtet sich nach dem jeweiligen Verarbeitungszweck und den geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Im Einzelnen gilt:
Situation: Mandatsanfrage ohne Vertragsabschluss
Speicherdauer: 6 Monate nach letzter Kommunikation
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)
Situation: Abgeschlossenes Mandat — Kontaktdaten und Mandatsakte
Speicherdauer: 3 Jahre zum Jahresende nach Mandatsabschluss
Rechtsgrundlage: § 257 Abs. 1 Nr. 3 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 3 AO
Situation: Verträge (Handelsbriefe)
Speicherdauer: 6 Jahre zum Jahresende
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Absicherung gegen Ansprüche (§ 195 BGB)
Situation: Rechnungen und Buchungsbelege
Speicherdauer: 8 Jahre zum Jahresende
Rechtsgrundlage: BEG IV — § 14b UStG, § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, § 257 HGB
Situation: Jahresabschlüsse und Bilanzen
Speicherdauer: 10 Jahre
Rechtsgrundlage: § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO
Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden Ihre Daten routinemäßig gelöscht, sofern keine gesetzlichen Gründe einer weiteren Speicherung entgegenstehen.
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8. Ihre Rechte
Sie haben gegenüber uns folgende Rechte:
Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft — sofern eine Einwilligung erteilt wurde (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Beschwerderecht gemäß Art. 77 DSGVO beim Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW), Lautenschlagerstr. 20, 70173 Stuttgart
WIDERSPRUCHSRECHT (ART. 21 DSGVO)
SOWEIT DIE DATENVERARBEITUNG AUF GRUNDLAGE VON ART. 6 ABS. 1 LIT. F DSGVO ERFOLGT, HABEN SIE JEDERZEIT DAS RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, GEGEN DIE VERARBEITUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN WIDERSPRUCH EINZULEGEN. WENN SIE WIDERSPRUCH EINLEGEN, WERDEN WIR IHRE DATEN NICHT MEHR VERARBEITEN, ES SEI DENN, WIR KÖNNEN ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN, DIE IHRE INTERESSEN, RECHTE UND FREIHEITEN ÜBERWIEGEN ODER DIE VERARBEITUNG DIENT DER GELTENDMACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN.